¿Cuánto tiempo invertimos en reuniones a la semana?
Como consultora organizacional, constantemente me encuentro con las mismas quejas, y una que ha sido demasiado recurrente tiene que ver con el exceso de organizar reuniones. El mayor impacto al que se refieren mis clientes es que ya no tienen tiempo ni para realizar sus tareas diarias, ni mucho menos para dedicarle tiempo a la estrategia.
Se siente muy normal escuchar quejas tales como: “Cómo voy a poder dedicarle tiempo a lo estratégico si lo único que hago es pasármela de silla en silla, de una reunión a otra”, “me citan a reuniones que ni siquiera tienen que ver con mi área” y “las reuniones son eternas, aburridas y carecen de un propósito real”.
Después de ver que son tantas las quejas, he llegado a la conclusión que en la mayoría de las empresas se sufre de “reunionitis”.
La reunionitis la vamos a definir como el abuso en la frecuencia de las reuniones, el mal uso de las mismas, además de la necesidad de justificar el trabajo a través de ellas. Y termina en “itis”, ya que hoy en día es tan nociva como un virus o una enfermedad.
Reuniones largas que carecen de agenda definida, donde la mayoría de los participantes está más interesada en su computadora o en su teléfono que en lo que está pasando en la reunión.
Reuniones innecesarias, con propósitos que perfectamente se pueden resolver por medio de un correo o una llamada. Clientes que te hacen atravesar la ciudad para llegar a sus oficinas 10 minutos y perder dos horas en el tráfico.
En fin, ¿cuánto tiempo invertimos en reuniones a la semana? ¿Cuántas de estas son tiempo perdido, tiempo mal invertido?
Si aún no estás convencido, hagamos un ejercicio numérico: El gerente comercial gana Q20 mil al mes, dividido en un promedio de 220 horas efectivas trabajadas en el mes, te da un total de Q90 la hora. Digamos que invierte semanalmente 10 horas en reuniones, serían 40 horas de reuniones al mes. Haciendo un total de Q3,600 mensuales de inversión solo en esta actividad.
Si sales perdiendo en la ecuación, te recomiendo implementar en tus reuniones las siguientes técnicas:
1. Absolutamente necesario
¿Es el reunirse absolutamente necesario? O la información se podría enviar por correo o hacer una encuesta en línea para ver qué opinan sobre un tema determinado y con base en eso tomar la decisión.
2. Tecnología
¿Existen plataformas o aplicaciones que me puedan ayudar a cumplir con el objetivo de la reunión? Hoy en día existen tantas herramientas que nos ayudan a estar cerca. Skype, Zoom y Meeting son algunas plataformas que nos permiten estar viendo cara a cara a los participantes como si estuviéramos ahí e ir directo al grano.
3. Agenda
Ya que definimos que la reunión presencial es necesaria, debemos definir lo siguiente: Fecha, lugar, horario de inicio y finalización… lo básico. Pero lo más importante es que tenga una agenda definida de puntos a tratar y un tiempo determinado para tratar cada punto.
4. Moderador
Para que la técnica de agenda sea efectiva, lo ideal es que exista un rol de moderador de la reunión, quien además sea quien vele por cumplir con los puntos de la agenda y el tiempo definido, y se preocupe de que todos participen.
5. Acuerdos
Una reunión productiva y efectiva es la que obtiene entregables. Es decir, la que define acuerdos y en la que se asumen compromisos y responsabilidades. De lo contrario, la tarea de todos es la tarea de nadie.
Si sientes que tu organización también sufre de reunionitis, aplícale este efectivo tratamiento y te sentirás mucho mejor.
Por un mundo sin reunionitis, Pao.
