Convirtiendo el tiempo en oro

La semana pasada hablamos del valor del tiempo y que éste bien aprovechado es equivalente al oro. Hoy veremos una serie de técnicas que van enfocadas a un mejor aprovechamiento del tiempo.

Quisiera comenzar con el manejo de la agenda. Sin duda esta es una herramienta de trabajo vital para cualquier persona. No importa si tu agenda es digital o física, la forma en que la manejes será un factor determinante en la planificación.

Para poder crear una agenda u horario efectivo debes tomar el tiempo que te llevan las actividades que más realizas, por muy tedioso que parezca es la forma más efectiva de tener un horario fidedigno. Por ejemplo. Si una vez por semana te reúnes con tu equipo o debes asistir a una reunión, toma el tiempo y tendrás una idea de cuánto debes reservar para ese tipo de reuniones.

Por otro lado tenemos los pendientes, que normalmente es una lista interminable de correos, llamadas y seguimientos a tareas. En mi opinión esta una de las claves más importantes de la planificación.

Con el objetivo de sacarle provecho a nuestra lista de pendientes, debemos realizarla el día anterior. Esto quiere decir que diez minutos antes de terminar la jornada de trabajo, me siento a tachar los pendientes realizados y comienzo a escribir tanto los que no completé, como los que debo completar mañana.

Mientras más la actualices durante el día y más cerca la tengas, menos probabilidades tendrás de pasar por alto un pendiente. Una de las quejas más comunes, es que no existe la habilidad de darle seguimiento a los pendientes; ya que si no lo anotamos, lo más probable es que se nos olvide. Y esta es la realidad de muchos, independiente si trabajas, estudias o administras un hogar, todos nos llenamos de tareas a las cuales debemos darle el respectivo seguimiento.

Está bien que pensemos que somos capaces de todo, pero en el manejo del tiempo muchas de las cosas que se nos presentan no están en nuestras manos. Por esta razón, debemos ser flexibles en nuestra agenda y dejar siempre un espacio libre para imprevistos; que son todas las cosas que no teníamos planificadas y que en la mayoría de los casos solo llegan a hacer estragos en nuestra planificación. Una recomendación es definir un porcentaje para la agenda y por ejemplo dejar un 15% de ella para reuniones, llamadas o salidas imprevistas.

Sé que para algunos el decir no puede ser bastante difícil, pero sin lugar a duda no podemos decir sí a todo. El estar siempre disponibles es una utopía, por más que tratemos de cumplir en todos nuestros compromisos, en más de alguno tendremos que decir que no, aunque no debemos olvidar siempre decirlo de la manera más respetuosa posible.

Algunas tareas diarias requieren de toda nuestra atención y una gran concentración. Pero ¿cómo lograrlo si tenemos los teléfonos sonando, correos entrando, personas hablando?

Estas distracciones son el pan de cada día, pero cuando necesitamos concentración en una tarea es necesario desconectarse y esto significa buscar la mejor hora para apagar el celular, desconectar el teléfono de la oficina y ojalá poner un cartel de “no molestar”.  Les aseguro que lo que harían en 1 hora con distracciones; concentrados  lo terminarán en menos de veinte minutos.

Y tú, ¿ya comenzaste tu lista de pendientes para la semana?

«Nunca comiences un día hasta que no lo termines primero en papel.» Jim Rohn